重慶檔案數字化加工
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告別紙質檔案吧!原來電子檔案這么棒!

2020-09-22

  1、首先跟大家科普—檔案數字化是什么?

  檔案數字化是指利用計算機技術、掃描技術、OCR技術等高新技術將紙質檔案轉化為以數字化信息和圖片形式存儲的全真電子影像檔案,形成與紙質檔案庫相對應的數字化檔案庫。

  數字化信息和圖片資料上傳后,可通過檔案數字化管理系統對檔案進行查詢、打印、信息管理等操作。

  可以安全、規范、高效地實現檔案信息資源共享,促進現代人事管理。

  現在,檔案數字化成為機關、企事業、高校等單位的核心資源與重要資產。從點到面地構建數字檔案館是全社會數字檔案管理的之道,也為檔案工作提供更好的服務。

  2、檔案數字化重要嗎?它的作用是什么?

  為什么檔案需要數字化?這很重要嗎?我給你詳細介紹下吧!

  (1)方便用戶查詢和利用

  數字形式的信息可以實現快速檢索、異地傳輸、遠程利用,易于進行復制、打印等操作。

  (2)支持電子化業務流程

  隨著信息化的深入,越來越多的單位采用了基于計算機網絡的工作方式,工作效率得以極大提升。

  (3)匯聚分散保護的檔案信息

  通過網絡可以匯聚分散存儲在各地的檔案信息,實現信息資源的跨庫檢索和綜合開發利用。實現更廣范圍資源整合和資源共享。

  (4)保護檔案原件

  制作珍貴紙質檔案原件的數字副本,可以減少因檔案利用時的物理接觸對其造成的損傷。

  檔案管理數字化是未來檔案管理發展的必然趨勢,目前全國相當一部分檔案館、企事業單位、高校等機構已將全部檔案進行數字化掃描并上傳系統,檔案借閱、查詢全部采用電子版及復印件打印方式,有效節省占地空間、提高使用效率,減少原始檔案磨損。

檔案數字化加工

  3、檔案數字化遵循——高效性、安全性、規范性、保密性原則

  在四大原則中,其中最重要一點是保密性原則。大數據時代隨著檔案數字化工作的推進,因該項工作而致失泄密的情況也屢見不鮮。

  按照流程,檔案數字化工作可以分為生成、流轉、存儲、利用等環節,每個環節都有失泄密隱患。為了彰顯我公司在保密性、安全性、可靠性等方面綜合實力。

  4、如何具體落實檔案數字化保密性原則呢?

  (1)成立保密工作領導小組,從上至下嚴把保密關。

  (2)計算機等信息設備采用物理隔離措施。

  (3)人員做好身份審核、登記工作并定期開展保密培訓。

  (4)做好交接手續,嚴格清點相關檔案材料。

  (5)建立完善的后臺管理機制做到有據可查。

  (6)加強對數字化檔案的安全防護,做好相關數字檔案備份工作。


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